Teşkilatlarda farklı unvan, yetki ve sorumluluklara sahip yöneticiler bulunur. Bunları yönetim seviyelerine göre sıralarsak tepe yöneticilerden oluşan ‘irade’, orta kademe yöneticilerden oluşan ‘temsil’ ve alt kademe yöneticilerden oluşan ‘meslek’ olarak üç kademede sınıflandırılması mümkündür.

Teşkilatın irade kademesinde, yönetim kurulu başkanları, yönetim kurulu üyeleri, icra kurulu başkanı, genel müdür yer alır. İrade, organizasyonda belirlediği vizyon ve misyonu doğrultusunda amaçlarını gerçekleştirmek için uzun vadeli planlar yapar. Temel bölümlerin performansını irade değerlendirir.. Yönetici olarak yetiştirilecek personeli seçer irade, onlara liderlik yapar ve yeterliliklerini değerlendirir.

İradenin teşkilata çizeceği istikameti ve bu istikamet çerçevesinde yapılacak işleri planlayacak, koordine edecek, denetleyecek “temsil” kademesidir. Temsil kademesinde daha çok bölüm müdürleri veya bölge müdürleri bulunur. Temsil kademesindeki yöneticiler, iradenin uzun vadeli planlarını temel alan orta vadeli planlar yapar, bölümlerin politikalarını belirler, ürün veya satış raporlarını günlük veya haftalık olarak gözden geçirir, altında çalışan yöneticilerin ürün, personel veya diğer problemlerini çözmesi için yol gösterir.

Meslek kademesinde ise ehliyet ve liyakat esastır, ustabaşıları veya grup liderleri bulunmaktadır. Meslektekiler, ehliyet ve liyakat sahibi olduklarından temsilin orta vadeli planlarını temel alarak kısa vadeli detaylı iş planlarını hazırlar, günlük operasyonları yönlendirir, çalışanlar için spesifik görevler belirler, çalışanlarla yakın ilişki kurar. Meslek, temsilin işlerine destek olur. 

Bu üç yönetimin üstlendikleri yetki ve sorumluluklar birbirinden oldukça farklı ancak birbirini tamamlayan işlerdir.

1.TEMSİLİN İKİ ANA UNSURU: SİSTEM VE YÖNETİCİ

Tek kişi işletmelerinde ve aile işletmelerinin pek çoğunda, irade ve temsil genellikle aynı kişilerdir. İrade organizasyon kurmakla önemli bir riski, kaybetme riskini üstlenmektedir. Ancak bu riskin karşılığında iradenin riske göre daha yüksek olan maddi veya manevi kazanç beklentisi vardır. Oysa irade hareket eden temsil, adına organizasyonun amaçlarına ulaşması için planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetleme işini yapan, insanları motive ederek onlara liderlik etmesi beklenen kişidir. Yani organizasyonu irade adına yöneten kişidir temsil. Temsilin irade adına yapığı faaliyetlerinden ortaya çıkabilecek kâr ve zarar etme riski iradeye aittir; yani risk irade tarafından yüklenilir.  

Temsil iki ana unsurdan oluşur: a) Sistem/usul/metot ve b) Bu sisteme göre hareket edecek yönetici/amir/ricaldir. Bu iki unsur çarpan faktörlerdir. Yani bozuk bir sistemde iyi bir yöneticinin sonuç alması mümkün olmadığı gibi, iyi bir sistemde kötü yönetici ile de sonuç almak mümkün değildir. Evrensel kuralları olmakla beraber, yönetim her organizasyon (teşkilat/parti/şirket) için kendine özgü bazı unsurları da içerir. Bu unsurlar kültürel farklılıklara, iradenin/liderin yetenek ve gücüne, bulunduğu piyasadaki konumuna ve ilişki biçimi ile sektörel dinamiklere göre değişiklikler gösterir. Bu nedenle aynı işi yapan iki teşkilatın dahi yönetim sistematiğinde önemli farklılıklar olabilir.

Temsil kademesi iradenin ürettiği gücü/kaynağı kullanan kademedir. Peki bu kademe bu gücü nasıl kullanacaktır? Yanlış bir anlayışla uydurulmuş bir kavramdan yola çıkarak iradenin kendine “devrettiği yetkiyle” (!) denilebilir. Ancak şurası kesindir ki yetki devredilebilen bir şey değildir. Zira eğer yetki devredilebilen bir şey olsaydı yetkiyi alan kişiler işleri aynı şekilde yürütebilirdi. Ehliyet ve liyakat; usulsüzlük, yolsuzluk gibi kavramlar gündeme hiç gelmezdi.

Temsil kademesi yetkisini iki ana unsurdan alır: Birincisi yazılı metinlerde vazedilmiş usul, esas, yönetmelik, plan ve bütçe gibi sınırlayıcı ve tanımlayıcı kurallar ile teşkilatlarda yıllar içinde gelişmiş ve herkes tarafından bilinen teamüllerden; ikincisi ise talim, tedris, tahsil ile kesp ettiği donanım ve beşeri becerilerinden. İşte bu becerilere sahip kişilere rical/bürokrat adı verilir.

Peki, yazılı kuralları kim belirler? Kim onaylar? Ricalin meşruiyetini kim sağlar? İşte burada önümüze temsil kademesinde başka bir üst kavram çıkıyor: Meclis/idare meclisi/üst kurul/mütevelli heyet/yönetim kurulu vb.

Günümüzde yönetim kurulları en üst karar organı olarak şirketlerin/teşkilatların istikametinden, murakabesinden, teşkilat içi mevzuatın oluşturulmasından, dış dünyaya karşı şirketi temsil ve ilzamdan sorumlu iradenin temsil edildiği birimlerdir.

Aslında bütün organizasyonlarda irade, hak sahiplerinde; temsil ise lider, meclis ve rical kademelerinde tezahür eder.

3.MESLEK ERBABI

Meslek kademesi, ehliyet ve uzmanlık kademesidir. Bu kademe işlerin yapıldığı, kaynakların harcandığı, sonuçların elde edildiği kademedir. Bu kademenin neredeyse tüm kuralları/standartları evrenseldir. Firma dinamiklerinden ve kültürden etkilenmesi son derece düşüktür.

Günümüzde herhangi bir ürünün standartları hatta üretim aşamaları ve bu üretimi gerçekleştirecek meslek erbabının özellikleri hızla küresel standartlara kavuşmaktadır.

Meslek erbabı, bir seyr-i sülûkten geçerek o mesleği icra hakkı kazanır. Yani meslek erbabının mesleği icra yetkisi yine meslekte mündemiçtir; meslekte ustalaşması, otorite olmasıyla ortaya çıkar.

4.KARAR MEŞRUİYETİ

Günümüzde organizasyonların (partilerin, ticari işletmelerin ve kamu kuruluşlarının) yaşadığı sorunların en büyüğü bilgi açığı veya bilgi farklılıklarından kaynaklanan karar meşruiyetinin kaybolmasıdır. Kararın zıddı fedadır. Bir konuda, bir fikirde karar kılmak diğerlerini feda etmek anlamındadır. Feda etmek, yok saymak değildir. Feda ettiğiniz şeyler aslında bildiğiniz, belki tecrübe ettiğiniz ya da araştırdığınız, analiz ettiğiniz ve dışarıda tutmanız gerektiğine inandığınız unsurlardır.

Karar kılmak, kararında olmakla, ölçülü olmakla mümkündür. Zira karar, feda edeceğiniz diğer unsurlarla birlikte vardır: Ticari hayat iç içe geçmiş binlerce unsurun birbirini besleyen tabiatıyla bir döngü içindedir. Kararlarınız bu binlerce unsurun bir kısmını belirli bir ölçüde tutmayı diğerlerini ise dışlamayı gerektirir. Ancak unutulmamalıdır ki tuttuğunuz ve dışladığınız iç içedir. İşte karar kılmak ancak kararında/ölçüsünde olmak kaydıyla neleri feda edeceğinizle ilgilidir.

Karar meşruiyeti kavramı ölçü, ölçebilme kabiliyeti, kararın tesir alanına nüfuz edebilme gücü ile ilgilidir. Bu nedenle, bilgi olmadan, doğru seçenekler oluşmadan karar almak mümkün değildir. Teşkilat için gerekli olan bilgi, sürekli üretilmek zorundadır. Teşkilat müktesebatı ve tecrübeler ancak sürekli bilgi ile beslendiğinde bir değer ifade eder. Sanılanın aksine tecrübe geçmişte kalan birikim değil, bugün işleyen bir değerdir. Bugünle irtibatı kesilen “şey” tecrübe değil hatıra olur. Müktesebat (birikim) ise gelecekle ilgilidir. Geleceğe taşınması mümkün olmayan ve geleceğin inşasında işe yaramayan “şey” müktesebat değil safradır. Karar meşruiyeti üç aşamada sağlanır. Kararın; a) gerekçelerinin açık ve bilgiye dayalı olması; b) ilgili makamda; ve c) istişareyle alınması.

5.STANDARTLAR

Standartlar, iradenin onayladığı doktrin ve politikaların teşkilata nüfûz etmesi için gerekli olan usûl, esas, kurallar ve metotlar bütünüdür. İrade, murakabe ve müdahale gücünü standartlar aracılığı ile kullanır. Dolayısıyla da mesleki standartlar hariç olmak üzere teşkilatta kim gelirse gelsin o standartların sabit ve iradenin kontrolünde olması gerekmektedir. Aslında standartlar politikaların çözümlemesidir. Bu standartlar teşkilattaki tüm kademelere nüfûz etmeli ve bu standartları hedef kitle de tedarikçiler de bilmelidir. Örneğin; mali kaynak yönetim standardında, temelde bir politika olmalıdır (Borçlanma kabul edilemez; son 5 yıllık ortalama kârın %30’unu aşan borçlanma kabul edilemez vb.) ve böyle bir nizamın olması için de intizamın sürekli olması gerekir. Standartlar her teşkilata özeldir, genelgeçer bir standart yoktur. Çünkü her organizasyonun kendi kültürü vardır ve standardın uygulanabilirliği ile doğrudan ilişkilidir.

İnsanlığın organizasyon tecrübesi karşılaştırmalı bir şekilde ortaya konulduğunda, iradenin istikameti belirlemesi, murakabe, müdahale ve tedbiri; temsilin de planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetleme işleri, irade ve temsilin birlikte uyumlu çalışmayı zorunlu kılmaktadır.

Günümüz teşkilatlarında sorun irade ile temsil kademeleri arasındaki ilişkinin meşru sınırlar içinde tanımlanmamış olmasından, diğer bir deyişle bu ilişkilerin belirsizliğinden, usulsüzlükten kaynaklanmaktadır.